Aditivos contratuais: como precificar, aprovar e documentar sem estourar o orçamento

A equipe de carpintaria descobre que a viga mostrada nos projetos não cabe na abertura da escada. O encarregado diz que é um conserto rápido e começa a executá-lo. Duas semanas depois chega um pedido de pagamento com uma linha chamada "Revisões de estrutura de madeira" e um valor que ninguém se lembra de ter combinado. O proprietário achava que estava incluído. O empreiteiro achava que fora aprovado na obra. Nenhum dos dois tem nada por escrito.

Nada disso é incomum, e ninguém precisa estar agindo de má-fé para que dê errado. Os aditivos são o ponto em que um contrato limpo se torna um contrato em disputa, porque é nele que dinheiro, prazo e memória se encontram. Tratados de forma consistente, são papelada de rotina. Tratados por conversa, tornam-se a maior fonte de discussão na obra.

Por que os aditivos são onde a margem e as disputas se escondem

O preço original do contrato foi disputado, revisado e acordado. Uma alteração costuma ser precificada por uma das partes sob pressão de tempo, depois que o serviço já está visível e muitas vezes já em andamento. Quem for mais fraco na documentação paga por isso.

Para o proprietário, o risco é um orçamento que cresce em pequenos passos, cada um razoável por si só. Para o empreiteiro, o risco é o inverso: serviço executado, nunca autorizado por escrito e, depois, não pago. Para o construtor particular sem gerente de projeto, o risco são os dois ao mesmo tempo.

Três fatores tornam isso pior do que parece:

Itens pequenos não são acompanhados. Algumas alterações modestas raramente parecem justificar um processo formal, mas, somadas, podem mover o custo final de modo relevante.
O prazo é esquecido. Uma alteração de baixo custo ainda pode atrasar a especialidade seguinte, e esse atraso custa mais do que o próprio serviço.
O acordo é verbal. Um "pode fazer" verbal é lembrado de forma diferente por cada lado em um mês.

Lacuna de escopo ou alteração real?

Antes de precificar qualquer coisa, decida com o que você está lidando. São problemas diferentes, com responsáveis diferentes.

Lacuna de escopo. O serviço sempre foi necessário para entregar o que os documentos descrevem, mas ninguém o precificou com clareza. Uma proposta que deixou de fora um item necessário normalmente fica com a parte que a elaborou, conforme a redação do contrato.
Alteração real. O proprietário pede algo diferente do que descrevem os documentos do contrato: outro acabamento, um cômodo adicional, um layout revisado.
Condição imprevista. O solo, a estrutura existente ou as instalações ocultas diferem do que os documentos indicavam. Se isso configura uma alteração normalmente depende do que o contrato diz sobre condições divergentes do terreno e de quem assume esse risco.
Erro ou conflito de projeto. Os projetos contradizem uns aos outros ou a especificação. A cláusula de ordem de precedência do contrato é importante aqui.

O que perguntar: Qual documento descreve este serviço? Ele está mostrado, especificado ou omisso? Se os documentos conflitam, qual prevalece segundo o contrato? Uma resposta por escrito a essas três perguntas resolve a maioria das discussões antes mesmo de se falar em preço.

Escolhendo a base de preço

Há três maneiras comuns de precificar uma alteração, e o contrato muitas vezes diz qual se aplica. Se não disser, acorde a base antes de o serviço começar.

Preços unitários

Se o contrato inclui uma tabela de preços para o tipo de serviço em questão, como por metro cúbico de concreto ou por metro quadrado de drywall, a alteração é quantidade vezes preço. É a base mais limpa, porque o preço foi acordado antes de alguém saber que a alteração viria.

Preço global

Um preço fixo para um serviço definido. Convém a alterações que podem ser delimitadas antes de começar. O empreiteiro assume o risco de estouro, de modo que um empreiteiro cuidadoso incluirá uma contingência no preço. Peça um detalhamento em mão de obra, materiais, equipamentos e subempreiteiros para ver pelo que você está pagando.

Administração (time and materials, T&M)

Usada quando o escopo não pode ser definido de antemão, por exemplo ao abrir uma parede existente. É flexível, mas aberta, e por isso precisa de controles:

um valor máximo ou um ponto em que o empreiteiro deve parar e reconfirmar;
valores horários acordados para funções nomeadas e tratamento acordado para equipamentos e materiais;
aprovação diária das folhas de ponto e dos comprovantes de entrega por alguém com autoridade;
uma declaração clara de qual margem se aplica a quê.

Margem e custos indiretos: leia o contrato, não a fatura

As disputas sobre margem são comuns porque a redação do contrato costuma ser genérica. Localize estes pontos no contrato antes que surja uma alteração:

Há um percentual declarado de custos indiretos e lucro sobre as alterações, e ele difere para acréscimos e supressões?
A margem se aplica ao serviço de subempreiteiros, e o empreiteiro geral pode acrescentar a sua própria margem sobre a do subempreiteiro?
Alguns custos são excluídos da margem, como seguros, garantias, taxas de licença ou tributos?
As alterações de supressão levam a mesma margem que as de acréscimo? Se uma alteração retira serviço, o proprietário deve esperar um crédito por ela.

Se o contrato for omisso, não presuma um número. Acorde um por escrito para aquela alteração e registre que ele vale apenas para aquela alteração.

O impacto no prazo pertence ao mesmo documento

Um aditivo que declara apenas um preço está incompleto. Toda alteração deve declarar seu efeito no cronograma, mesmo que a resposta seja "nenhum".

O serviço alterado está no caminho crítico ou tem folga?
Se prazo é acrescentado, trata-se de um número de dias, de uma nova data de conclusão ou de ambos?

Se o documento nada diz sobre prazo, o empreiteiro pode mais tarde reivindicar uma prorrogação além do preço, e o proprietário terá dificuldade em argumentar que ficou acordado que estava incluída. Sempre que possível, inclua uma frase confirmando que o preço e o prazo declarados são o ajuste integral para aquela alteração.

Autorização por escrito antes do serviço e exigências de notificação

A maioria dos contratos de construção exige uma instrução por escrito ou um aditivo assinado antes de o serviço alterado começar, e muitos fixam um prazo para o empreiteiro notificar que algo é uma alteração. Esses prazos podem ser curtos. Formulários padronizados como as condições gerais AIA A201 e a família ConsensusDocs contêm procedimentos de alteração e de reclamação, e formulários internacionais como o FIDIC têm seus próprios procedimentos de variação. Os prazos de notificação, quem pode assinar e o que acontece quando um prazo é perdido diferem entre eles e entre jurisdições. Verifique a versão vigente do formulário no seu contrato e o que diz a sua lei local, em vez de confiar na memória.

Na prática, uma rotina viável é esta:

Quem percebe uma possível alteração a registra no mesmo dia: o quê, onde, por quê e qual documento é afetado.
O empreiteiro envia uma proposta precificada com uma declaração de prazo dentro do prazo de notificação do contrato.
O proprietário ou seu representante analisa, negocia se necessário e assina.
O serviço do escopo alterado só começa após a assinatura, exceto quando a segurança ou a proteção contra intempéries exigem ação imediata, e mesmo então deve seguir uma breve confirmação por escrito.

Confirme quem tem autoridade para assinar. A instrução verbal de um engenheiro de obra pode não vincular o proprietário, e um comentário casual do proprietário na obra pode não ser a ordem por escrito que o contrato exige. Ambos os lados devem conhecer os signatários antes da primeira alteração.

Alteração implícita (constructive change): quando ninguém assinou, mas o serviço foi feito

A alteração implícita (constructive change) é uma ideia jurídica em algumas jurisdições: o proprietário, por conduta ou orientação informal, na prática exige serviço além do contrato, e o empreiteiro pode pleitear pagamento mesmo sem um aditivo assinado. Se ela se aplica, e com que rigor as regras de notificação são exigidas do empreiteiro, depende do contrato e da lei do local do projeto. Não presuma que a doutrina salva uma notificação perdida, e não presuma que ela não pode ser usada contra você.

Sinais de alerta do lado do proprietário são e-mails que mandam o empreiteiro "simplesmente fazer" ou a rejeição de serviço que atende aos documentos.

O remédio é o mesmo para as duas partes: responder rapidamente por escrito, dizer se o item é ou não uma alteração e ressalvar direitos onde houver discordância.

Acompanhe o efeito acumulado

Cada alteração parece pequena. O que importa é o total. Mantenha um registro de aditivos atualizado e revise-o em cada reunião de acompanhamento. Ele deve mostrar, para cada item:

número da alteração, data de abertura, descrição e o documento que ela afeta;
situação: proposta, aprovada, rejeitada ou pendente;
preço, margem e efeito no prazo;
total acumulado das alterações aprovadas e exposição pendente de propostas ainda não decididas;
valor revisado do contrato e data de conclusão revisada.

Compare o total acumulado com a sua reserva de contingência e, se houver financiamento, com o que o financiador permitir.

Checklist de aditivo em uma página

Qual documento do contrato abrange este serviço? Mostrado, especificado ou omisso?
Lacuna de escopo, alteração real, condição imprevista ou conflito de documentos?
Qual é a parte certa para arcar com o custo segundo o contrato?
A base de preço está acordada: preço unitário, preço global ou T&M com teto?
A margem e os custos indiretos seguem o contrato, e os créditos por serviço suprimido estão demonstrados?
O efeito no prazo está declarado, incluindo "sem alteração" quando for o caso?
A notificação foi dada dentro do prazo do contrato, e há prova da data?
Alguém com autoridade assinou antes de o serviço começar?
A alteração foi adicionada ao registro, com valor do contrato e data de conclusão revisados?
Havendo financiamento, o financiador precisa aprovar ou ser informado?

Onde se encaixa uma análise independente de documentos

Muitos problemas com aditivos começam antes, nos documentos: projetos que conflitam com a especificação, um orçamento de custos com quantitativos que não correspondem ao projeto ou uma redação contratual sobre alterações que é vaga quanto a margem, notificação ou autoridade. Uma análise independente pode trazer esses pontos à tona antes de surgir a primeira alteração, ou dar uma segunda leitura de uma proposta de aditivo em relação ao contrato e aos projetos.

A MEXUM é um serviço que analisa documentos de projeto, de custo e contratuais e entrega uma conclusão fundamentada em PDF em até 48 horas. Ela identifica o que os documentos dizem, onde conflitam ou deixam lacunas e quais perguntas levantar. Não substitui o seu financiador, engenheiro, fiscal ou advogado. As decisões sobre aprovação, segurança, conformidade e direitos legais permanecem com eles.

Este artigo traz informações gerais e não constitui aconselhamento jurídico ou financeiro; verifique o seu contrato e as regras da sua jurisdição e consulte um profissional qualificado para a sua situação.

Perguntas frequentes

Por que os aditivos causam tantas disputas em obras?

Os aditivos são o ponto onde dinheiro, tempo e memória se encontram. Uma alteração costuma ser precificada por uma das partes sob pressão de prazo, muitas vezes depois que o trabalho já está visível ou em andamento. Itens pequenos ficam sem registro, os custos de atraso são esquecidos e as aprovações verbais são lembradas de forma diferente por cada lado em um mês, de modo que quem documenta menos tende a pagar.

Como saber se algo é uma lacuna de escopo ou uma alteração real?

Pergunte qual documento do contrato descreve o serviço, se ele é mostrado, especificado ou omisso, e qual documento prevalece em caso de conflito. Uma lacuna de escopo sempre foi necessária, mas não foi precificada com clareza; uma alteração real é algo diferente do que os documentos descrevem. A redação do contrato costuma decidir quem arca com o custo, então uma resposta por escrito ajuda a resolver a questão.

Quais são as formas comuns de precificar um aditivo?

Três bases são comuns: preços unitários de uma planilha do contrato, preço global para serviços que podem ser delimitados com antecedência e administração (tempo e materiais) quando o escopo não pode ser definido. A administração exige controles como um valor máximo (not-to-exceed), valores horários acordados, aprovação diária das folhas de horas e uma indicação clara de qual margem adicional (markup) se aplica.

Um aditivo deve incluir o efeito no cronograma?

Sim. Um aditivo que indica apenas o preço está incompleto, mesmo que o efeito no cronograma seja nulo. Ele deve dizer se o serviço está no caminho crítico e se há acréscimo de prazo. Sem isso, o empreiteiro pode pleitear depois uma prorrogação além do preço, portanto confirme que o preço e o prazo indicados são o ajuste integral.