Ordini di variazione: come valutarli, approvarli e documentarli senza far saltare il budget

Gli addetti alla carpenteria scoprono che la trave indicata negli elaborati non entra nel vano scala. Il caposquadra dice che è una correzione rapida e comincia a lavorarci. Due settimane dopo arriva una richiesta di pagamento con una voce chiamata «Revisioni carpenteria» e una cifra che nessuno ricorda di aver concordato. Il committente pensava fosse inclusa. L'appaltatore pensava fosse stata approvata in cantiere. Nessuno dei due ha nulla per iscritto.

Nulla di tutto questo è insolito, e non serve che qualcuno agisca in malafede perché vada storto. Gli ordini di variazione sono il punto in cui un contratto pulito diventa un contratto contestato, perché sono il punto in cui si incontrano denaro, tempo e memoria. Gestiti in modo coerente, sono ordinaria documentazione. Gestiti a voce, diventano la principale fonte di discussione in cantiere.

Perché negli ordini di variazione si nascondono margini e controversie

Il prezzo contrattuale originario è stato messo in concorrenza, esaminato e concordato. Una variazione viene di solito prezzata da una sola parte sotto pressione di tempo, quando il lavoro è già visibile e spesso già in corso. Chi è più debole nella documentazione ne paga il prezzo.

Per il committente, il rischio è un budget che cresce a piccoli passi, ciascuno ragionevole di per sé. Per l'appaltatore, il rischio è l'opposto: lavori eseguiti, mai autorizzati per iscritto e poi non pagati. Per un costruttore privato senza un responsabile di progetto, il rischio è entrambi insieme.

Tre fattori rendono la situazione peggiore di quanto sembri:

Le piccole voci non vengono tracciate. Poche variazioni modeste raramente sembrano meritare un processo formale, eppure insieme possono spostare in modo significativo il costo finale.
Il tempo viene dimenticato. Una variazione che costa poco può comunque ritardare la lavorazione successiva, e quel ritardo costa più del lavoro stesso.
L'accordo è verbale. Un «procedete» verbale viene ricordato in modo diverso da ciascuna parte nel giro di un mese.

Lacuna di perimetro o vera variazione?

Prima di prezzare qualsiasi cosa, decidete di cosa si tratta. Sono problemi diversi con responsabili diversi.

Lacuna di perimetro. Il lavoro era sempre necessario per realizzare ciò che i documenti descrivono, ma nessuno lo ha prezzato con chiarezza. Un'offerta che ha omesso una voce necessaria resta di solito a carico di chi ha redatto l'offerta, in funzione del testo del contratto.
Vera variazione. Il committente chiede qualcosa di diverso da quanto descritto nei documenti contrattuali: una finitura diversa, un locale in più, una distribuzione rivista.
Condizione imprevista. Il terreno, la struttura esistente o gli impianti nascosti differiscono da quanto indicato dai documenti. Se si tratti di una variazione dipende di solito da quanto prevede il contratto sulle condizioni difformi del sito e da chi ne sopporta il rischio.
Errore o conflitto di progetto. Gli elaborati si contraddicono tra loro o contraddicono il capitolato. Qui conta la clausola del contratto sull'ordine di prevalenza dei documenti.

Cosa chiedere: quale documento descrive questo lavoro? È rappresentato, specificato o non menzionato? Se i documenti sono in conflitto, quale prevale in base al contratto? Una risposta scritta a queste tre domande risolve la maggior parte delle discussioni prima ancora che si parli di prezzo.

Scegliere la base di prezzo

Esistono tre modi comuni di prezzare una variazione, e spesso è il contratto a stabilire quale si applichi. Se non lo fa, concordate la base prima dell'inizio dei lavori.

Prezzi unitari

Se il contratto include un elenco prezzi per il tipo di lavoro in questione, ad esempio al metro cubo di calcestruzzo o al metro quadrato di cartongesso, la variazione è quantità per prezzo. È la base più pulita, perché il prezzo è stato concordato prima che qualcuno sapesse che la variazione sarebbe arrivata.

A corpo

Un prezzo fisso per una parte definita di lavoro. È adatto alle variazioni che possono essere definite prima dell'inizio. L'appaltatore sopporta il rischio di sforamento, quindi un appaltatore prudente includerà una riserva per imprevisti nel prezzo. Chiedete una scomposizione in manodopera, materiali, attrezzature e subappaltatori per vedere cosa state pagando.

A tempo e materiali (T&M)

Utilizzato quando il perimetro non può essere definito in anticipo, ad esempio aprendo una parete esistente. È flessibile ma privo di limiti, quindi richiede controlli:

un importo massimo non superabile o un punto in cui l'appaltatore deve fermarsi e riconfermare;
tariffe orarie concordate per ruoli indicati e trattamento concordato di attrezzature e materiali;
approvazione giornaliera dei fogli presenze e delle bolle di consegna da parte di una persona con autorità;
una dichiarazione chiara di quale maggiorazione si applichi a cosa.

Maggiorazione e spese generali: leggete il contratto, non la fattura

Le controversie sulla maggiorazione sono frequenti perché il testo del contratto è spesso scarno. Individuate questi punti nel contratto prima che sorga una variazione:

Esiste una percentuale dichiarata per spese generali e utile sulle variazioni, e differisce per le aggiunte e le detrazioni?
La maggiorazione si applica ai lavori dei subappaltatori, e l'appaltatore generale può aggiungere la propria sopra quella del subappaltatore?
Alcuni costi sono esclusi dalla maggiorazione, come assicurazioni, fideiussioni, oneri di permesso o imposte?
Le variazioni in diminuzione prevedono la stessa maggiorazione di quelle in aumento? Se una variazione elimina dei lavori, il committente deve aspettarsi un credito.

Se il contratto tace, non presumete una cifra. Concordatene una per iscritto per quella variazione e precisate che vale solo per quella variazione.

L'impatto sui tempi appartiene allo stesso documento

Un ordine di variazione che indica solo un prezzo è incompleto. Ogni variazione deve indicare il proprio effetto sul cronoprogramma, anche se la risposta è «nessuno».

Il lavoro modificato si trova sul percorso critico o ha un margine (float)?
Se viene aggiunto tempo, è un numero di giorni, una data di completamento rivista o entrambi?

Se il documento non dice nulla sul tempo, l'appaltatore può in seguito rivendicare una proroga in aggiunta al prezzo, e il committente avrà difficoltà a sostenere che era stato concordato che fosse inclusa. Ove possibile, inserite una frase che confermi che il prezzo e il tempo indicati costituiscono l'intero adeguamento per quella variazione.

Autorizzazione scritta prima dei lavori e obblighi di comunicazione

La maggior parte dei contratti di costruzione richiede un'istruzione scritta o un ordine di variazione firmato prima che inizino i lavori modificati, e molti fissano un termine entro cui l'appaltatore deve comunicare che qualcosa è una variazione. Quei termini possono essere brevi. Moduli standard come le condizioni generali AIA A201 e la famiglia ConsensusDocs contengono procedure per variazioni e riserve, e moduli internazionali come FIDIC hanno proprie procedure di variazione. I termini di comunicazione, chi può firmare e cosa accade quando un termine viene mancato differiscono tra di essi e tra le giurisdizioni. Verificate la versione corrente del modulo nel vostro contratto e cosa prevede la legge locale, invece di affidarvi alla memoria.

Nella pratica, una routine efficace si presenta così:

Chi nota una possibile variazione la mette per iscritto lo stesso giorno: cosa, dove, perché e quale documento è interessato.
L'appaltatore invia una proposta prezzata con una dichiarazione sui tempi entro il termine di comunicazione del contratto.
Il committente o il suo rappresentante esamina, negozia se necessario e firma.
I lavori sul perimetro modificato iniziano solo dopo la firma, salvo i casi in cui sicurezza o protezione dalle intemperie richiedano un intervento immediato, e anche allora deve seguire una breve conferma scritta.

Confermate chi ha l'autorità di firmare. L'istruzione verbale di un ingegnere di cantiere può non vincolare il committente, e un commento informale del committente in cantiere può non essere l'istruzione scritta richiesta dal contratto. Entrambe le parti dovrebbero conoscere i firmatari prima della prima variazione.

Variazione implicita (constructive change): quando nessuno ha firmato ma i lavori sono stati eseguiti

La variazione implicita (constructive change) è un concetto giuridico in alcune giurisdizioni: il committente, con il proprio comportamento o con indicazioni informali, richiede di fatto lavori ulteriori rispetto al contratto, e l'appaltatore può chiederne il pagamento anche senza un ordine di variazione firmato. Se si applichi, e con quanto rigore le regole di comunicazione vengano fatte valere contro l'appaltatore, dipende dal contratto e dalla legge del luogo in cui si trova il progetto. Non presumete che la dottrina salvi una comunicazione mancata, e non presumete che non possa essere usata contro di voi.

Segnali d'allarme dal lato del committente sono le email che dicono all'appaltatore di «farlo e basta», oppure il rifiuto di lavori conformi ai documenti.

Il rimedio è lo stesso per entrambe le parti: rispondere rapidamente per iscritto, dire se la voce sia o non sia una variazione e riservarsi i diritti dove non si concorda.

Tracciare l'effetto cumulativo

Ogni variazione sembra piccola. Ciò che conta è il totale. Tenete un registro aggiornato delle variazioni e rivedetelo a ogni riunione di avanzamento. Dovrebbe mostrare, per ogni voce:

numero della variazione, data di segnalazione, descrizione e documento interessato;
stato: proposta, approvata, respinta o in sospeso;
prezzo, maggiorazione ed effetto sui tempi;
totale progressivo delle variazioni approvate ed esposizione in sospeso derivante da proposte non ancora decise;
importo contrattuale rivisto e data di completamento rivista.

Confrontate il totale progressivo con la vostra riserva per imprevisti e, se siete finanziati, con quanto il finanziatore consentirà.

Checklist di una pagina sugli ordini di variazione

Quale documento contrattuale copre questo lavoro? Rappresentato, specificato o non menzionato?
Lacuna di perimetro, vera variazione, condizione imprevista o conflitto tra documenti?
Quale parte è quella giusta per sopportare il costo in base al contratto?
La base di prezzo è concordata: prezzo unitario, a corpo o T&M con un tetto?
Maggiorazione e spese generali seguono il contratto e i crediti per i lavori eliminati sono indicati?
L'effetto sui tempi è dichiarato, compreso «nessuna variazione» quando è il caso?
La comunicazione è stata data entro il termine contrattuale e c'è prova della data?
Qualcuno con autorità ha firmato prima dell'inizio dei lavori?
La variazione è stata aggiunta al registro con importo contrattuale e data di completamento rivisti?
Se finanziati, il finanziatore deve approvare o essere informato?

Dove si inserisce una revisione documentale indipendente

Molti problemi legati agli ordini di variazione nascono prima, nei documenti: elaborati in conflitto con il capitolato, un computo con quantità che non corrispondono al progetto, o un testo contrattuale sulle variazioni vago su maggiorazione, comunicazione o autorità. Una revisione indipendente può far emergere questi punti prima che sorga la prima variazione, oppure offrire una seconda lettura di una proposta di ordine di variazione rispetto al contratto e agli elaborati.

MEXUM è un servizio che esamina documenti di progetto, di costo e contrattuali e restituisce una conclusione motivata in PDF entro 48 ore. Individua cosa dicono i documenti, dove sono in conflitto o lasciano lacune e quali domande sollevare. Non sostituisce il vostro finanziatore, ingegnere, ispettore o avvocato. Le decisioni su approvazione, sicurezza, conformità e diritti legali restano di loro competenza.

Questo articolo ha carattere puramente informativo e non costituisce consulenza legale o finanziaria; verificate il vostro contratto e le norme della vostra giurisdizione e rivolgetevi a un professionista qualificato per la vostra situazione.

Domande frequenti

Perché gli ordini di variazione causano così tante controversie nei progetti di costruzione?

Gli ordini di variazione sono il punto in cui si incontrano denaro, tempo e memoria. Una variazione è di solito prezzata da una parte sotto pressione di tempo, spesso quando il lavoro è già visibile o in corso. Le piccole voci non vengono tracciate, i costi di ritardo si dimenticano e le approvazioni verbali vengono ricordate in modo diverso da ciascuna parte nel giro di un mese, per cui chi documenta meno tende a pagare.

Come capisco se una cosa è una lacuna del perimetro o una vera variazione?

Chiedetevi quale documento contrattuale descrive il lavoro, se è mostrato, specificato o taciuto, e quale documento prevale in caso di conflitto. Una lacuna del perimetro era sempre stata necessaria ma non prezzata con chiarezza; una vera variazione è qualcosa di diverso da ciò che descrivono i documenti. La formulazione del contratto di solito decide chi sostiene il costo, quindi una risposta scritta aiuta a risolvere la questione.

Quali sono i modi più comuni di prezzare un ordine di variazione?

Sono comuni tre basi: prezzi unitari da un elenco contenuto nel contratto, un importo a corpo per lavori definibili in anticipo e tempi e materiali quando il perimetro non è definibile. Tempi e materiali richiedono controlli come un importo massimo non superabile, tariffe orarie concordate, firma giornaliera dei fogli ore e una chiara indicazione di quale ricarico si applica.

Un ordine di variazione deve includere l'effetto sul cronoprogramma?

Sì. Un ordine di variazione che indica solo un prezzo è incompleto, anche se l'effetto sui tempi è nullo. Deve dire se il lavoro è sul percorso critico e se viene aggiunto tempo. Altrimenti l'appaltatore potrebbe chiedere in seguito una proroga in aggiunta al prezzo, quindi confermate che prezzo e tempo indicati siano l'intero adeguamento.