Órdenes de cambio: cómo valorarlas, aprobarlas y documentarlas sin descontrolar el presupuesto

La cuadrilla de estructura descubre que la viga que aparece en los planos no cabe en la abertura de la escalera. El capataz dice que es un arreglo rápido y empieza a trabajar en ello. Dos semanas después llega una solicitud de pago con una línea llamada "Revisiones de estructura" y una cifra que nadie recuerda haber acordado. El propietario pensaba que estaba incluido. El contratista pensaba que se había aprobado en obra. Ninguno tiene nada por escrito.

Nada de esto es inusual, y no hace falta que nadie actúe de mala fe para que salga mal. Las órdenes de cambio son donde un contrato limpio se convierte en uno disputado, porque son el punto en que se encuentran el dinero, el tiempo y la memoria. Manejadas de manera uniforme, son trámite rutinario. Manejadas por conversación, se convierten en la mayor fuente de discusión de la obra.

Por qué en las órdenes de cambio se esconden el margen y las disputas

El precio original del contrato se licitó, se revisó y se acordó. Un cambio suele valorarlo una de las partes bajo presión de tiempo, cuando el trabajo ya es visible y a menudo ya está en marcha. Quien sea más débil en documentación lo paga.

Para el propietario, el riesgo es un presupuesto que crece en pequeños pasos, cada uno razonable por sí solo. Para el contratista, el riesgo es el inverso: trabajo ejecutado, nunca autorizado por escrito y luego impago. Para un constructor privado sin gerente de proyecto, el riesgo son ambos a la vez.

Tres factores lo empeoran más de lo que parece:

Los elementos pequeños no se rastrean. Unos pocos cambios modestos rara vez parecen merecer un proceso formal, pero en conjunto pueden modificar de forma importante el costo final.
Se olvida el tiempo. Un cambio que cuesta poco aún puede retrasar al siguiente oficio, y ese retraso cuesta más que el trabajo mismo.
El acuerdo es verbal. Un "adelante" verbal lo recuerda cada parte de forma distinta al cabo de un mes.

¿Vacío de alcance o cambio real?

Antes de valorar nada, decida qué tiene delante. Son problemas distintos con responsables distintos.

Vacío de alcance. El trabajo siempre fue necesario para entregar lo que describen los documentos, pero nadie lo valoró con claridad. Una oferta que omitió un rubro requerido normalmente queda a cargo de la parte que la redactó, según la redacción del contrato.
Cambio real. El propietario pide algo distinto de lo que describen los documentos del contrato: un acabado diferente, una habitación adicional, una distribución revisada.
Condición imprevista. El terreno, la estructura existente o las instalaciones ocultas difieren de lo que indicaban los documentos. Que esto constituya o no un cambio suele depender de lo que diga el contrato sobre condiciones del sitio diferentes y de quién asuma ese riesgo.
Error o conflicto de diseño. Los planos se contradicen entre sí o con la especificación. Aquí importa la cláusula de orden de prelación del contrato.

Qué preguntar: ¿Qué documento describe este trabajo? ¿Está mostrado, especificado o no se dice nada? Si los documentos entran en conflicto, ¿cuál prevalece según el contrato? Una respuesta por escrito a esas tres preguntas resuelve la mayoría de las discusiones antes de hablar de cualquier precio.

Cómo elegir la base de precio

Hay tres maneras comunes de valorar un cambio, y el contrato suele indicar cuál aplica. Si no lo hace, acuerde la base antes de que comience el trabajo.

Precios unitarios

Si el contrato incluye una lista de precios para el tipo de trabajo en cuestión, como por metro cúbico de concreto o por metro cuadrado de tablaroca, el cambio es cantidad por precio. Es la base más limpia porque el precio se acordó antes de que alguien supiera que vendría el cambio.

Suma global

Un precio fijo para una parte definida del trabajo. Conviene a los cambios que pueden delimitarse antes de comenzar. El contratista asume el riesgo de sobrecosto, por lo que un contratista cuidadoso incluirá una contingencia en el precio. Pida un desglose en mano de obra, materiales, equipos y subcontratistas para ver qué está pagando.

Tiempo y materiales (T&M)

Se usa cuando el alcance no puede definirse de antemano, por ejemplo al abrir un muro existente. Es flexible pero abierto, por lo que requiere controles:

una cifra máxima que no debe excederse o un punto en el que el contratista deba detenerse y reconfirmar;
tarifas por hora acordadas para roles específicos, y un tratamiento acordado para equipos y materiales;
firma diaria de las hojas de tiempo y los comprobantes de entrega por parte de alguien con autoridad;
una declaración clara de qué margen se aplica a qué.

Margen y gastos generales: lea el contrato, no la factura

Las disputas sobre el margen son comunes porque la redacción del contrato suele ser escueta. Ubique estos puntos en el contrato antes de que surja un cambio:

¿Hay un porcentaje establecido de gastos generales y utilidad para los cambios, y es distinto para adiciones y deducciones?
¿El margen se aplica al trabajo de subcontratistas, y puede el contratista general añadir su propio margen sobre el del subcontratista?
¿Algunos costos están excluidos del margen, como seguros, fianzas, derechos de permiso o impuestos?
¿Los cambios deductivos llevan el mismo margen que los aditivos? Si un cambio elimina trabajo, el propietario debe esperar un crédito por ello.

Si el contrato guarda silencio, no suponga una cifra. Acuerde una por escrito para ese cambio y deje constancia de que se aplica solo a ese cambio.

El impacto en el tiempo debe estar en el mismo documento

Una orden de cambio que indica solo un precio está incompleta. Todo cambio debe indicar su efecto en el cronograma, aunque la respuesta sea "ninguno".

¿El trabajo modificado está en la ruta crítica o tiene holgura?
Si se agrega tiempo, ¿es un número de días, una fecha de terminación revisada o ambos?

Si el documento no dice nada sobre el tiempo, el contratista podría reclamar después una ampliación además del precio, y al propietario le costará argumentar que se acordó que estaba incluida. Cuando sea posible, incluya una frase que confirme que el precio y el plazo indicados son el ajuste total de ese cambio.

Autorización por escrito antes del trabajo y requisitos de aviso

La mayoría de los contratos de construcción exigen una instrucción escrita o una orden de cambio firmada antes de iniciar el trabajo modificado, y muchos fijan un plazo para que el contratista avise que algo es un cambio. Esos plazos pueden ser cortos. Los formularios estándar, como las condiciones generales AIA A201 y la familia ConsensusDocs, contienen procedimientos de cambios y reclamos, y los formularios internacionales como FIDIC tienen sus propios procedimientos de variaciones. Los plazos de aviso, quién puede firmar y qué ocurre cuando se vence un plazo difieren entre ellos y entre jurisdicciones. Consulte la versión vigente del formulario de su contrato y lo que dice su ley local, en lugar de confiar en la memoria.

En la práctica, una rutina viable es la siguiente:

Quien detecta un posible cambio lo anota el mismo día: qué, dónde, por qué y qué documento se ve afectado.
El contratista envía una propuesta valorada con una declaración de plazo dentro del período de aviso del contrato.
El propietario o su representante revisa, negocia si es necesario y firma.
El trabajo del alcance modificado comienza solo después de la firma, salvo cuando la seguridad o la protección contra la intemperie exijan una acción inmediata, y aun entonces debe seguir una breve confirmación por escrito.

Confirme quién tiene autoridad para firmar. La instrucción verbal de un ingeniero de obra puede no obligar al propietario, y un comentario casual del propietario en obra puede no ser la instrucción escrita que exige el contrato. Ambas partes deben conocer a los firmantes antes del primer cambio.

Cambio implícito (constructive change): cuando nadie firmó pero el trabajo se hizo

Un cambio implícito (constructive change) es una figura jurídica en algunas jurisdicciones: el propietario, por su conducta o por instrucciones informales, exige en la práctica trabajo adicional al contrato, y el contratista puede reclamar su pago aunque no exista una orden de cambio firmada. Que se aplique, y con qué rigor se hagan valer contra el contratista las reglas de aviso, depende del contrato y de la ley del lugar del proyecto. No dé por hecho que la doctrina salva un aviso omitido, ni que no pueda usarse en su contra.

Las señales de advertencia del lado del propietario son los correos que le dicen al contratista "hágalo y ya", o el rechazo de trabajo que cumple con los documentos.

El remedio es el mismo para ambas partes: responder pronto por escrito, indicar si el asunto es o no un cambio y reservar los derechos cuando haya desacuerdo.

Dé seguimiento al efecto acumulado

Cada cambio parece pequeño. Lo que importa es el total. Mantenga un registro de cambios actualizado y revíselo en cada reunión de avance. Debe mostrar, por cada elemento:

número de cambio, fecha en que se planteó, descripción y el documento al que afecta;
estado: propuesto, aprobado, rechazado o pendiente;
precio, margen y efecto en el tiempo;
total acumulado de cambios aprobados y exposición pendiente de las propuestas aún no decididas;
suma del contrato revisada y fecha de terminación revisada.

Compare el total acumulado con su contingencia y, si hay financiamiento, con lo que el financiador permita.

Lista de verificación de una página para órdenes de cambio

¿Qué documento del contrato cubre este trabajo? ¿Está mostrado, especificado o no se dice nada?
¿Vacío de alcance, cambio real, condición imprevista o conflicto entre documentos?
¿Quién es la parte correcta para asumir el costo según el contrato?
¿Está acordada la base de precio: precio unitario, suma global o T&M con tope?
¿El margen y los gastos generales siguen el contrato, y se muestran los créditos por trabajo eliminado?
¿Está indicado el efecto en el tiempo, incluido "sin cambio" cuando sea el caso?
¿Se dio el aviso dentro del plazo del contrato y hay prueba de la fecha?
¿Firmó alguien con autoridad antes de que comenzara el trabajo?
¿Se agregó el cambio al registro con una suma de contrato y una fecha de terminación revisadas?
Si hay financiamiento, ¿el financiador debe aprobarlo o ser informado?

Dónde encaja una revisión documental independiente

Muchos problemas de órdenes de cambio comienzan antes, en los documentos: planos que entran en conflicto con la especificación, un presupuesto de costos con cantidades que no coinciden con el diseño, o una redacción contractual sobre cambios que es vaga en cuanto a margen, aviso o autoridad. Una revisión independiente puede sacar a la luz esos puntos antes de que surja el primer cambio, o dar una segunda lectura de una orden de cambio propuesta frente al contrato y los planos.

MEXUM es un servicio que revisa documentos de diseño, costos y contratos y entrega una conclusión razonada en PDF en un plazo de 48 horas. Identifica lo que dicen los documentos, dónde entran en conflicto o dejan vacíos, y qué preguntas plantear. No sustituye a su financiador, ingeniero, inspector ni abogado. Las decisiones sobre aprobación, seguridad, cumplimiento y derechos legales siguen en sus manos.

Este artículo es información general y no constituye asesoría legal ni financiera; revise su contrato y las normas de su jurisdicción, y consulte a un profesional calificado para su situación.

Preguntas frecuentes

¿Por qué las órdenes de cambio causan tantas disputas en los proyectos de construcción?

Las órdenes de cambio son donde se encuentran el dinero, el tiempo y la memoria. Normalmente una de las partes fija el precio de un cambio bajo presión de tiempo, a menudo cuando el trabajo ya es visible o está en marcha. Las partidas pequeñas no se registran, los costos por retraso se olvidan y cada parte recuerda de forma distinta las aprobaciones verbales en el plazo de un mes, por lo que quien documenta menos tiende a pagar.

¿Cómo distingo si algo es una brecha de alcance o un cambio real?

Pregunte qué documento del contrato describe el trabajo, si este aparece en los planos, está especificado o no se menciona, y qué documento prevalece si hay conflicto. Una brecha de alcance siempre fue necesaria pero no se cotizó con claridad; un cambio real es algo distinto de lo que describen los documentos. La redacción del contrato suele decidir quién asume el costo, por lo que una respuesta por escrito ayuda a resolverlo.

¿Cuáles son las formas comunes de fijar el precio de una orden de cambio?

Son comunes tres bases: precios unitarios de una lista incluida en el contrato, una suma alzada para trabajo que puede definirse de antemano, y tiempo y materiales cuando el alcance no puede definirse. El de tiempo y materiales requiere controles como una cifra máxima que no se puede exceder, tarifas por hora acordadas, aprobación diaria de las hojas de tiempo y una declaración clara de qué recargo se aplica.

¿Debe una orden de cambio incluir el efecto en el cronograma?

Sí. Una orden de cambio que solo indica un precio está incompleta, aunque el efecto en el cronograma sea nulo. Debe indicar si el trabajo está en la ruta crítica y si se añade tiempo. Sin eso, un contratista podría reclamar después una prórroga además del precio, así que confirme que el precio y el plazo indicados constituyen el ajuste completo.