Nachträge: Wie Sie sie bepreisen, genehmigen und dokumentieren, ohne das Budget zu sprengen

Die Zimmerleute stellen fest, dass der in den Plänen dargestellte Träger nicht in die Treppenöffnung passt. Der Polier sagt, das sei schnell erledigt, und fängt an. Zwei Wochen später trifft ein Zahlungsantrag mit einer Position „Änderungen am Rohbau“ und einem Betrag ein, dessen Vereinbarung niemand in Erinnerung hat. Der Bauherr dachte, es sei enthalten. Der Unternehmer dachte, es sei auf der Baustelle genehmigt worden. Beide haben nichts Schriftliches.

Daran ist nichts Ungewöhnliches, und niemand muss in böser Absicht handeln, damit es schiefgeht. An Nachträgen wird aus einem sauberen Vertrag ein strittiger, denn dort treffen Geld, Zeit und Erinnerung aufeinander. Einheitlich gehandhabt, sind sie Routineschriftverkehr. Im Gespräch geregelt, werden sie zur größten Streitquelle auf der Baustelle.

Warum sich bei Nachträgen Marge und Streit verbergen

Der ursprüngliche Vertragspreis wurde im Wettbewerb ermittelt, geprüft und vereinbart. Eine Änderung wird meist von einer Partei unter Zeitdruck bepreist, wenn die Arbeit bereits sichtbar und oft schon im Gange ist. Wer bei der Dokumentation schwächer ist, zahlt dafür.

Für den Bauherrn besteht das Risiko in einem Budget, das in kleinen Schritten wächst, von denen jeder für sich vertretbar ist. Für den Unternehmer ist es umgekehrt: erbrachte Leistungen, nie schriftlich beauftragt und dann unbezahlt. Für einen privaten Bauherrn ohne Projektmanager besteht beides zugleich.

Drei Dinge machen es schlimmer, als es aussieht:

Kleine Positionen werden nicht verfolgt. Einige geringfügige Änderungen erscheinen selten ein formelles Verfahren wert, können zusammen aber die Endkosten spürbar verschieben.
Die Zeit wird vergessen. Eine Änderung, die wenig kostet, kann dennoch ein nachfolgendes Gewerk verschieben, und diese Verzögerung kostet mehr als die Arbeit selbst.
Die Vereinbarung ist mündlich. Ein mündliches „Machen Sie weiter“ wird von beiden Seiten innerhalb eines Monats unterschiedlich erinnert.

Lücke im Leistungsumfang oder echte Änderung?

Bevor Sie irgendetwas bepreisen, klären Sie, womit Sie es zu tun haben. Das sind unterschiedliche Probleme mit unterschiedlichen Verantwortlichen.

Lücke im Leistungsumfang. Die Arbeit war schon immer erforderlich, um das zu liefern, was die Unterlagen beschreiben, aber niemand hat sie klar bepreist. Ein Angebot, das eine erforderliche Position ausgelassen hat, bleibt je nach Vertragswortlaut meist bei der Partei, die das Angebot erstellt hat.
Echte Änderung. Der Bauherr verlangt etwas anderes als das, was die Vertragsunterlagen beschreiben: eine andere Ausführung, einen zusätzlichen Raum, einen geänderten Grundriss.
Unvorhergesehene Bedingung. Der Baugrund, der Bestand oder verdeckte Leitungen weichen von dem ab, was die Unterlagen angaben. Ob dies eine Änderung ist, hängt meist davon ab, was der Vertrag zu abweichenden Baugrundverhältnissen sagt und wer dieses Risiko trägt.
Planungsfehler oder Widerspruch. Pläne widersprechen einander oder der Leistungsbeschreibung. Die Rangfolgeklausel des Vertrags ist hier maßgeblich.

Was zu fragen ist: Welches Dokument beschreibt diese Arbeit? Ist sie dargestellt, beschrieben oder fehlt sie? Wenn die Dokumente einander widersprechen, welches hat nach dem Vertrag Vorrang? Eine schriftliche Antwort auf diese drei Fragen beendet die meisten Streitigkeiten, bevor überhaupt über einen Preis gesprochen wird.

Die Preisbasis wählen

Es gibt drei gängige Arten, eine Änderung zu bepreisen, und oft legt der Vertrag fest, welche gilt. Wenn nicht, einigen Sie sich auf die Basis, bevor die Arbeit beginnt.

Einheitspreise

Enthält der Vertrag ein Preisverzeichnis für die betreffende Art von Arbeit, etwa je Kubikmeter Beton oder je Quadratmeter Trockenbau, ist die Änderung Menge mal Preis. Das ist die sauberste Basis, weil der Preis vereinbart wurde, bevor jemand wusste, dass die Änderung kommt.

Pauschalpreis

Ein fester Preis für eine definierte Arbeit. Er eignet sich für Änderungen, die sich vor Beginn abgrenzen lassen. Der Unternehmer trägt das Überschreitungsrisiko, daher wird ein sorgfältiger Unternehmer eine Reserve einkalkulieren. Verlangen Sie eine Aufschlüsselung nach Lohn, Material, Geräten und Nachunternehmern, damit Sie sehen, wofür Sie zahlen.

Aufwand und Material (Time and Materials, T&M)

Wird verwendet, wenn der Leistungsumfang nicht im Voraus definiert werden kann, etwa beim Öffnen einer bestehenden Wand. Es ist flexibel, aber nach oben offen, daher braucht es Kontrollen:

eine Obergrenze oder ein Punkt, an dem der Unternehmer anhalten und neu bestätigen muss;
vereinbarte Stundensätze für benannte Rollen sowie eine vereinbarte Behandlung von Geräten und Material;
tägliche Abzeichnung von Stundenzetteln und Lieferscheinen durch eine bevollmächtigte Person;
eine klare Aussage dazu, welcher Zuschlag auf was anfällt.

Zuschläge und Gemeinkosten: Lesen Sie den Vertrag, nicht die Rechnung

Streitigkeiten über Zuschläge sind häufig, weil der Vertragstext oft dünn ist. Klären Sie diese Punkte im Vertrag, bevor eine Änderung auftritt:

Gibt es einen festgelegten Prozentsatz für Gemeinkosten und Gewinn bei Änderungen, und unterscheidet er sich für Mehr- und Minderleistungen?
Gilt der Zuschlag für Nachunternehmerleistungen, und darf der Generalunternehmer auf den Zuschlag des Nachunternehmers einen eigenen aufschlagen?
Sind bestimmte Kosten vom Zuschlag ausgenommen, etwa Versicherung, Bürgschaften, Genehmigungsgebühren oder Steuern?
Tragen Minderleistungen denselben Zuschlag wie Mehrleistungen? Entfällt durch eine Änderung Arbeit, sollte der Bauherr eine Gutschrift erwarten.

Wenn der Vertrag schweigt, nehmen Sie keinen Wert an. Vereinbaren Sie schriftlich einen für diese Änderung und halten Sie fest, dass er nur für diese Änderung gilt.

Die Zeitwirkung gehört in dasselbe Dokument

Ein Nachtrag, der nur einen Preis nennt, ist unvollständig. Jede Änderung sollte ihre Wirkung auf den Terminplan angeben, auch wenn die Antwort „keine“ lautet.

Liegt die geänderte Arbeit auf dem kritischen Pfad, oder hat sie Puffer?
Wenn Zeit hinzukommt: ist es eine Anzahl von Tagen, ein geänderter Fertigstellungstermin oder beides?

Wenn das Dokument zur Zeit nichts sagt, kann ein Unternehmer später zusätzlich zum Preis eine Fristverlängerung geltend machen, und der Bauherr wird nur schwer argumentieren können, es sei vereinbart gewesen, dass sie enthalten ist. Nehmen Sie nach Möglichkeit einen Satz auf, der bestätigt, dass der genannte Preis und die genannte Zeit die vollständige Anpassung für diese Änderung sind.

Schriftliche Beauftragung vor der Arbeit und Anzeigepflichten

Die meisten Bauverträge verlangen eine schriftliche Anweisung oder einen unterzeichneten Nachtrag, bevor geänderte Arbeiten beginnen, und viele setzen dem Unternehmer eine Frist, um anzuzeigen, dass etwas eine Änderung ist. Diese Fristen können kurz sein. Standardformulare wie die allgemeinen Bedingungen AIA A201 und die ConsensusDocs-Familie enthalten Verfahren für Änderungen und Ansprüche, und internationale Formulare wie FIDIC haben eigene Verfahren für Änderungen. Die Anzeigefristen, wer unterzeichnen darf und was bei einer versäumten Frist geschieht, unterscheiden sich zwischen ihnen und zwischen Rechtsordnungen. Prüfen Sie die aktuelle Fassung des Formulars in Ihrem Vertrag und was Ihr örtliches Recht sagt, anstatt sich auf das Gedächtnis zu verlassen.

In der Praxis sieht ein praktikabler Ablauf so aus:

Wer eine mögliche Änderung bemerkt, schreibt sie noch am selben Tag auf: was, wo, warum und welches Dokument betroffen ist.
Der Unternehmer sendet innerhalb der Anzeigefrist des Vertrags ein bepreistes Angebot mit einer Aussage zur Zeit.
Der Bauherr oder sein Vertreter prüft, verhandelt bei Bedarf und unterzeichnet.
Die Arbeit am geänderten Leistungsumfang beginnt erst nach der Unterschrift, außer wo Sicherheit oder Witterungsschutz sofortiges Handeln erfordern, und auch dann sollte eine kurze schriftliche Bestätigung folgen.

Klären Sie, wer unterschriftsberechtigt ist. Die mündliche Anweisung eines Bauleiters bindet den Bauherrn möglicherweise nicht, und eine beiläufige Bemerkung des Bauherrn auf der Baustelle ist möglicherweise nicht die schriftliche Anweisung, die der Vertrag verlangt. Beide Seiten sollten die Unterzeichnenden vor der ersten Änderung kennen.

Konkludente Änderung: wenn niemand unterschrieben hat, die Arbeit aber ausgeführt wurde

Eine konkludente Änderung (Constructive Change) ist in einigen Rechtsordnungen ein Rechtsgedanke: Der Bauherr verlangt durch sein Verhalten oder eine informelle Anweisung faktisch Arbeiten über den Vertrag hinaus, und der Unternehmer kann auch ohne unterzeichneten Nachtrag eine Vergütung beanspruchen. Ob dies zutrifft und wie streng Anzeigeregeln gegenüber dem Unternehmer durchgesetzt werden, hängt vom Vertrag und vom Recht am Projektstandort ab. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Lehre eine versäumte Anzeige rettet, und gehen Sie nicht davon aus, dass sie nicht gegen Sie verwendet werden kann.

Warnzeichen auf Seiten des Bauherrn sind E-Mails, die den Unternehmer anweisen, es „einfach zu machen“, oder die Zurückweisung von Arbeiten, die den Unterlagen entsprechen.

Das Mittel ist für beide Parteien dasselbe: schnell schriftlich antworten, sagen, ob die Position eine Änderung ist oder nicht, und Rechte vorbehalten, wo Sie anderer Meinung sind.

Die kumulative Wirkung verfolgen

Jede Änderung wirkt klein. Entscheidend ist die Summe. Führen Sie ein laufendes Änderungsprotokoll und prüfen Sie es bei jeder Baubesprechung. Es sollte für jede Position Folgendes zeigen:

Änderungsnummer, Datum der Meldung, Beschreibung und das betroffene Dokument;
Status: vorgeschlagen, genehmigt, abgelehnt oder ausstehend;
Preis, Zuschlag und Zeitwirkung;
laufende Summe der genehmigten Änderungen und ausstehendes Risiko aus noch nicht entschiedenen Angeboten;
geänderte Vertragssumme und geänderter Fertigstellungstermin.

Vergleichen Sie die laufende Summe mit Ihrer Reserve und, wenn Sie finanziert sind, mit dem, was der Kreditgeber zulässt.

Einseitige Checkliste für Nachträge

Welches Vertragsdokument deckt diese Arbeit ab? Dargestellt, beschrieben oder nicht erfasst?
Lücke im Leistungsumfang, echte Änderung, unvorhergesehene Bedingung oder Dokumentenwiderspruch?
Welche Partei trägt die Kosten nach dem Vertrag zu Recht?
Ist die Preisbasis vereinbart: Einheitspreis, Pauschalpreis oder T&M mit Obergrenze?
Folgen Zuschläge und Gemeinkosten dem Vertrag, und sind Gutschriften für entfallene Arbeiten ausgewiesen?
Ist die Zeitwirkung angegeben, auch „keine Änderung“, wo dies zutrifft?
Wurde die Anzeige innerhalb der Vertragsfrist erteilt, und gibt es einen Nachweis über das Datum?
Hat eine bevollmächtigte Person vor Beginn der Arbeit unterzeichnet?
Ist die Änderung mit geänderter Vertragssumme und geändertem Fertigstellungstermin im Protokoll erfasst?
Falls finanziert: Muss der Kreditgeber zustimmen oder informiert werden?

Wo eine unabhängige Unterlagenprüfung ihren Platz hat

Viele Probleme mit Nachträgen beginnen früher, in den Unterlagen: Pläne, die der Leistungsbeschreibung widersprechen, eine Kostenschätzung mit Mengen, die nicht zur Planung passen, oder Vertragsformulierungen zu Änderungen, die bei Zuschlag, Anzeige oder Befugnis unklar sind. Eine unabhängige Prüfung kann diese Punkte vor der ersten Änderung aufdecken oder einen vorgeschlagenen Nachtrag im Abgleich mit Vertrag und Plänen ein zweites Mal lesen.

MEXUM ist ein Service, der Planungs-, Kosten- und Vertragsunterlagen prüft und innerhalb von 48 Stunden eine begründete Schlussfolgerung als PDF liefert. Er zeigt auf, was die Unterlagen aussagen, wo sie einander widersprechen oder Lücken lassen und welche Fragen zu stellen sind. Er ersetzt weder Ihren Kreditgeber noch Ihren Ingenieur, Prüfer oder Anwalt. Entscheidungen über Genehmigung, Sicherheit, Konformität und Rechte bleiben bei ihnen.

Dieser Artikel enthält allgemeine Informationen und stellt keine Rechts- oder Finanzberatung dar; prüfen Sie Ihren Vertrag und die Regeln Ihrer Rechtsordnung und ziehen Sie für Ihre Situation einen qualifizierten Fachmann hinzu.

Häufig gestellte Fragen

Warum verursachen Nachträge bei Bauprojekten so viele Streitigkeiten?

Bei Nachträgen treffen Geld, Zeit und Erinnerung aufeinander. Eine Änderung wird meist von einer Partei unter Zeitdruck bepreist, oft nachdem die Arbeit sichtbar oder bereits im Gange ist. Kleine Positionen werden nicht erfasst, Verzögerungskosten vergessen, und mündliche Genehmigungen erinnert jede Seite innerhalb eines Monats anders, sodass in der Regel zahlt, wer weniger dokumentiert.

Wie erkenne ich, ob etwas eine Leistungslücke oder eine echte Änderung ist?

Fragen Sie, welches Vertragsdokument die Arbeit beschreibt, ob sie dargestellt, spezifiziert oder nicht erwähnt ist und welches Dokument bei Widersprüchen maßgeblich ist. Eine Leistungslücke war immer erforderlich, wurde aber nicht klar bepreist; eine echte Änderung ist etwas anderes als das, was die Unterlagen beschreiben. Der Vertragswortlaut entscheidet meist, wer die Kosten trägt, daher hilft eine schriftliche Antwort bei der Klärung.

Welche gängigen Methoden gibt es, einen Nachtrag zu bepreisen?

Drei Grundlagen sind üblich: Einheitspreise aus einem Verzeichnis im Vertrag, ein Pauschalpreis für Arbeiten, die sich im Voraus abgrenzen lassen, sowie Zeit und Material, wenn sich der Leistungsumfang nicht definieren lässt. Zeit und Material erfordert Kontrollen wie einen Höchstbetrag (Not-to-exceed), vereinbarte Stundensätze, tägliche Abzeichnung der Stundenzettel und eine klare Angabe, welcher Aufschlag gilt.

Sollte ein Nachtrag die Auswirkung auf den Terminplan enthalten?

Ja. Ein Nachtrag, der nur einen Preis nennt, ist unvollständig, selbst wenn die Terminauswirkung null beträgt. Er sollte angeben, ob die Arbeit auf dem kritischen Pfad liegt und ob Zeit hinzugefügt wird. Ohne das kann ein Unternehmer später zusätzlich zum Preis eine Fristverlängerung geltend machen; bestätigen Sie daher, dass der genannte Preis und die genannte Zeit die gesamte Anpassung darstellen.