Avenants : comment les chiffrer, les approuver et les documenter sans faire exploser le budget

L'équipe de charpente constate que la poutre figurant sur les plans ne passe pas dans la trémie d'escalier. Le chef de chantier déclare que c'est une correction rapide et s'y met. Deux semaines plus tard, une demande de paiement arrive avec une ligne intitulée « Modifications de charpente » et un montant dont personne ne se souvient d'avoir convenu. Le maître d'ouvrage pensait que c'était inclus. L'entrepreneur pensait que cela avait été approuvé sur place. Ni l'un ni l'autre n'a quoi que ce soit par écrit.

Rien de tout cela n'est inhabituel, et personne n'a besoin d'être de mauvaise foi pour que cela tourne mal. Les avenants sont l'endroit où un contrat propre devient un contrat contesté, parce que c'est le point de rencontre de l'argent, du temps et de la mémoire. Traités de façon cohérente, ils relèvent de la paperasse courante. Traités par la conversation, ils deviennent la première source de différends sur le chantier.

Pourquoi les avenants sont l'endroit où se cachent la marge et les litiges

Le prix initial du contrat a été mis en concurrence, examiné et convenu. Une modification est généralement chiffrée par une seule partie, sous la pression du temps, une fois les travaux déjà visibles et souvent déjà engagés. Celui qui est le plus faible en matière de documentation en paie le prix.

Pour le maître d'ouvrage, le risque est un budget qui grossit par petites touches, chacune raisonnable en soi. Pour l'entrepreneur, le risque est inverse : des travaux exécutés, jamais autorisés par écrit, puis impayés. Pour un constructeur privé sans chef de projet, le risque est double.

Trois éléments aggravent la situation plus qu'il n'y paraît :

Les petits postes ne sont pas suivis. Quelques modifications modestes semblent rarement justifier une procédure formelle, et pourtant, cumulées, elles peuvent faire varier sensiblement le coût final.
Le délai est oublié. Une modification peu coûteuse peut malgré tout repousser le corps d'état suivant, et ce retard coûte davantage que les travaux eux-mêmes.
L'accord est verbal. Un « allez-y » verbal est retenu différemment par chaque partie au bout d'un mois.

Lacune de périmètre ou véritable modification ?

Avant de chiffrer quoi que ce soit, déterminez à quoi vous avez affaire. Ce sont des problèmes différents, avec des responsables différents.

Lacune de périmètre. Les travaux ont toujours été nécessaires pour réaliser ce que décrivent les documents, mais personne ne les a chiffrés clairement. Une offre qui a omis un poste requis reste en général à la charge de la partie qui l'a rédigée, selon la formulation du contrat.
Véritable modification. Le maître d'ouvrage demande autre chose que ce que décrivent les documents contractuels : une autre finition, une pièce supplémentaire, une distribution revue.
Condition imprévue. Le sol, la structure existante ou les réseaux cachés diffèrent de ce qu'indiquaient les documents. Savoir si cela constitue une modification dépend généralement de ce que dit le contrat sur les conditions de site différentes et sur la partie qui en supporte le risque.
Erreur ou conflit de conception. Les plans se contredisent entre eux ou contredisent le cahier des charges. La clause d'ordre de priorité des documents du contrat joue ici un rôle déterminant.

Ce qu'il faut demander : Quel document décrit ces travaux ? Sont-ils représentés, spécifiés ou passés sous silence ? Si les documents se contredisent, lequel prévaut aux termes du contrat ? Une réponse écrite à ces trois questions règle la plupart des différends avant même que le moindre prix soit discuté.

Choisir la base de chiffrage

Il existe trois façons courantes de chiffrer une modification, et le contrat précise souvent laquelle s'applique. À défaut, convenez de la base avant le début des travaux.

Prix unitaires

Si le contrat comprend un bordereau de prix pour le type de travaux concerné, par exemple au mètre cube de béton ou au mètre carré de plaque de plâtre, la modification se calcule en quantité multipliée par prix. C'est la base la plus propre, car le prix a été convenu avant que quiconque sache que la modification allait survenir.

Prix forfaitaire

Un prix fixe pour une portion de travaux définie. Il convient aux modifications qui peuvent être délimitées avant leur démarrage. L'entrepreneur supporte le risque de dépassement ; un entrepreneur prudent intégrera donc des aléas dans son prix. Demandez une ventilation en main-d'œuvre, matériaux, matériel et sous-traitants afin de voir ce que vous payez.

Régie (temps et matériaux, T&M)

Utilisée lorsque le périmètre ne peut pas être défini à l'avance, par exemple pour l'ouverture d'un mur existant. Elle est souple mais sans limite, et nécessite donc des garde-fous :

un plafond à ne pas dépasser, ou un seuil à partir duquel l'entrepreneur doit s'arrêter et reconfirmer ;
des taux horaires convenus pour des fonctions désignées, et un traitement convenu du matériel et des matériaux ;
une validation quotidienne des feuilles de temps et des bons de livraison par une personne habilitée ;
une déclaration claire de la majoration applicable à chaque élément.

Majoration et frais généraux : lisez le contrat, pas la facture

Les différends sur la majoration sont fréquents parce que la rédaction du contrat est souvent succincte. Repérez ces points dans le contrat avant qu'une modification ne survienne :

Un pourcentage est-il prévu pour les frais généraux et le bénéfice sur les modifications, et diffère-t-il pour les ajouts et les déductions ?
La majoration s'applique-t-elle aux travaux des sous-traitants, et l'entrepreneur général peut-il ajouter sa propre majoration par-dessus celle du sous-traitant ?
Certains coûts sont-ils exclus de la majoration, tels que les assurances, les cautionnements, les frais de permis ou les taxes ?
Les modifications en moins portent-elles la même majoration que celles en plus ? Si une modification supprime des travaux, le maître d'ouvrage doit s'attendre à un crédit correspondant.

Si le contrat est muet, ne supposez pas un chiffre. Convenez-en un par écrit pour cette modification et précisez qu'il ne s'applique qu'à elle.

L'incidence sur le délai relève du même document

Un avenant qui n'indique qu'un prix est incomplet. Chaque modification doit préciser son effet sur le calendrier, même si la réponse est « aucun ».

Les travaux modifiés se situent-ils sur le chemin critique, ou disposent-ils d'une marge ?
Si du temps est ajouté, s'agit-il d'un nombre de jours, d'une nouvelle date d'achèvement, ou des deux ?

Si le document ne dit rien du délai, un entrepreneur peut réclamer ultérieurement une prolongation en plus du prix, et le maître d'ouvrage aura du mal à soutenir qu'elle était réputée incluse. Dans la mesure du possible, ajoutez une phrase confirmant que le prix et le délai indiqués constituent l'ajustement complet pour cette modification.

Autorisation écrite avant les travaux et exigences de notification

La plupart des contrats de construction exigent une instruction écrite ou un avenant signé avant le début des travaux modifiés, et beaucoup fixent un délai dans lequel l'entrepreneur doit notifier qu'un élément constitue une modification. Ces délais peuvent être courts. Des formulaires types tels que les conditions générales AIA A201 et la famille ConsensusDocs contiennent des procédures de modification et de réclamation, et des formulaires internationaux tels que FIDIC ont leurs propres procédures de variation. Les délais de notification, les personnes habilitées à signer et les conséquences d'un délai manqué diffèrent d'un formulaire à l'autre et d'une juridiction à l'autre. Vérifiez la version en vigueur du formulaire utilisé dans votre contrat, et ce que prévoit votre droit local, plutôt que de vous fier à votre mémoire.

En pratique, une routine praticable se présente ainsi :

La personne qui repère une modification possible la consigne le jour même : quoi, où, pourquoi, et quel document est concerné.
L'entrepreneur envoie une proposition chiffrée accompagnée d'un énoncé de délai dans le délai de notification prévu au contrat.
Le maître d'ouvrage ou son représentant examine, négocie au besoin, et signe.
Les travaux du périmètre modifié ne démarrent qu'après la signature, sauf lorsque la sécurité ou la protection contre les intempéries exige une action immédiate, et même dans ce cas une brève confirmation écrite doit suivre.

Confirmez qui a le pouvoir de signer. L'instruction verbale d'un ingénieur de chantier peut ne pas engager un maître d'ouvrage, et un commentaire informel du maître d'ouvrage sur place peut ne pas constituer la directive écrite que le contrat exige. Les deux parties doivent connaître les signataires avant la première modification.

Modification implicite : quand personne n'a signé mais que les travaux ont eu lieu

La modification implicite (constructive change) est une notion juridique de certaines juridictions : le maître d'ouvrage, par son comportement ou une directive informelle, exige en pratique des travaux au-delà du contrat, et l'entrepreneur peut en demander le paiement même sans avenant signé. Son application, et la rigueur avec laquelle les règles de notification sont opposées à l'entrepreneur, dépendent du contrat et du droit du lieu du projet. Ne supposez pas que cette doctrine sauve une notification manquée, et ne supposez pas non plus qu'elle ne peut pas être invoquée contre vous.

Du côté du maître d'ouvrage, les signaux d'alerte sont des courriels qui disent à l'entrepreneur de « simplement le faire », ou le rejet de travaux conformes aux documents.

Le remède est le même pour les deux parties : répondre rapidement par écrit, dire si l'élément constitue ou non une modification, et réserver ses droits en cas de désaccord.

Suivre l'effet cumulé

Chaque modification paraît petite. C'est le total qui compte. Tenez un registre des avenants à jour et passez-le en revue à chaque réunion d'avancement. Il doit indiquer, pour chaque élément :

le numéro de la modification, la date de soulèvement, la description et le document concerné ;
le statut : proposée, approuvée, rejetée ou en attente ;
le prix, la majoration et l'effet sur le délai ;
le total cumulé des modifications approuvées, et l'exposition en attente des propositions non encore tranchées ;
le montant révisé du contrat et la date d'achèvement révisée.

Comparez le total cumulé à vos aléas et, si vous êtes financé, à ce que le prêteur autorisera.

Liste de contrôle d'une page pour les avenants

Quel document contractuel couvre ces travaux ? Représentés, spécifiés ou passés sous silence ?
Lacune de périmètre, véritable modification, condition imprévue ou conflit de documents ?
Quelle partie doit supporter le coût aux termes du contrat ?
La base de chiffrage est-elle convenue : prix unitaire, forfait, ou régie avec plafond ?
La majoration et les frais généraux suivent-ils le contrat, et les crédits pour travaux supprimés sont-ils indiqués ?
L'effet sur le délai est-il indiqué, y compris « aucune modification » le cas échéant ?
La notification a-t-elle été donnée dans le délai du contrat, et la date est-elle prouvée ?
Une personne habilitée a-t-elle signé avant le début des travaux ?
La modification est-elle ajoutée au registre, avec un montant de contrat et une date d'achèvement révisés ?
Si le projet est financé, le prêteur doit-il approuver ou être informé ?

Où s'insère une revue documentaire indépendante

De nombreux problèmes d'avenants naissent plus tôt, dans les documents : des plans en contradiction avec le cahier des charges, un devis dont les quantités ne correspondent pas à la conception, ou une rédaction contractuelle sur les modifications qui reste vague sur la majoration, la notification ou le pouvoir de signer. Un examen indépendant peut faire ressortir ces points avant que la première modification ne survienne, ou fournir une seconde lecture d'un projet d'avenant au regard du contrat et des plans.

MEXUM est un service qui examine les documents de conception, de coûts et de contrat et rend une conclusion argumentée sous forme de PDF sous 48 heures. Il identifie ce que disent les documents, où ils se contredisent ou présentent des lacunes, et quelles questions soulever. Il ne remplace ni votre prêteur, ni votre ingénieur, ni votre inspecteur, ni votre avocat. Les décisions relatives à l'approbation, à la sécurité, à la conformité et aux droits juridiques leur reviennent.

Cet article est une information générale et ne constitue pas un conseil juridique ou financier ; vérifiez votre contrat et les règles de votre juridiction, et consultez un professionnel qualifié pour votre situation.

Questions fréquentes

Pourquoi les avenants provoquent-ils autant de litiges sur les chantiers ?

Les avenants sont le point de rencontre de l'argent, du temps et de la mémoire. Une modification est généralement chiffrée par une seule partie sous la pression du temps, souvent alors que les travaux sont visibles ou en cours. Les petits postes ne sont pas suivis, les coûts de retard sont oubliés, et chaque partie se souvient différemment des accords verbaux au bout d'un mois ; celui qui documente le moins a donc tendance à payer.

Comment savoir s'il s'agit d'une lacune de périmètre ou d'une véritable modification ?

Demandez quel document contractuel décrit les travaux, s'ils sont représentés, spécifiés ou passés sous silence, et quel document prévaut en cas de conflit. Une lacune de périmètre était nécessaire depuis le début mais n'avait pas été chiffrée clairement ; une véritable modification est quelque chose de différent de ce que décrivent les documents. La rédaction du contrat décide généralement de qui supporte le coût ; une réponse écrite aide donc à trancher.

Quelles sont les méthodes courantes pour chiffrer un avenant ?

Trois bases sont courantes : des prix unitaires issus d'un bordereau du contrat, un forfait pour des travaux pouvant être définis à l'avance, et la régie (temps et matériaux) lorsque le périmètre ne peut pas être défini. La régie exige des contrôles tels qu'un montant plafonné à ne pas dépasser, des taux horaires convenus, la validation quotidienne des feuilles de temps et une indication claire de la majoration applicable.

Un avenant doit-il inclure l'effet sur le calendrier ?

Oui. Un avenant qui n'indique qu'un prix est incomplet, même si l'effet sur le calendrier est nul. Il doit préciser si les travaux sont sur le chemin critique et si un délai est ajouté. Faute de quoi l'entrepreneur pourrait réclamer plus tard une prolongation en plus du prix ; confirmez donc que le prix et le délai indiqués constituent l'ajustement complet.