AIA G702/G703: cómo revisar una solicitud de pago antes de liberar fondos
La solicitud de pago n.º 7 llega el viernes por la tarde por $2.14M. El pago vence en diez días según el contrato, y los subcontratistas del contratista general ya están preguntando por él.
Recorrer la obra y medir cada cantidad reclamada no es posible. Tampoco es el control principal. La mayor parte de lo que sale mal en una solicitud de pago no es una cuestión de campo, sino documental, y se resuelve conciliando la solicitud con papeles que usted ya tiene. Son dos o tres horas de trabajo de escritorio, si se hace en el orden correcto.
Para qué sirven realmente los formularios
El G702 es el certificado resumen: monto del contrato, cambio neto por órdenes de cambio, total completado y almacenado a la fecha, retención, pagos anteriores, monto adeudado actual. El G703 es la hoja de continuación que lo respalda: el cuadro de valores, línea por línea, con el trabajo completado en este período, el trabajo completado anteriormente, los materiales almacenados actualmente y el saldo por terminar.
El G702 es donde está el dinero. El G703 es donde están las respuestas. Si un revisor solo lee el G702, la revisión no se ha hecho.
Un punto estructural que conviene interiorizar: el cuadro de valores del G703 no es un documento neutral. Lo redactó el contratista, al inicio de la obra, y determina cómo se calcula cada pago futuro. La mayor parte de la capacidad de influencia en todo este proceso se decidió cuando usted lo aprobó.
Las 12 verificaciones
1. Las partidas coinciden con el cuadro de valores aprobado
Cada línea del G703 debe poder rastrearse hasta la base del cuadro de valores aprobada en la firma del contrato. Las líneas nuevas que aparecen a mitad del proyecto, las líneas renombradas o las líneas divididas en sublíneas merecen una pregunta: una línea dividida suele ser el mecanismo para reasignar valor a trabajo ya facturado.
2. El acumulado a la fecha nunca supera el valor programado
La verificación más importante. Para cada línea: completado anteriormente + completado en este período + materiales almacenados ≤ valor programado.
Una línea facturada por encima de su valor programado significa una orden de cambio no registrada o una doble facturación entre períodos. Ninguna de las dos se resuelve sola.
Esto requiere un registro acumulado de todas las solicitudes a la fecha, que lleve usted mismo en lugar de reconstruirlo a partir de la columna arrastrada del contratista. Si no lo tiene, constrúyalo antes de certificar cualquier otra cosa: sin él, la revisión de escritorio es imposible.
3. Facturación anticipada (front-loading)
Compare el porcentaje de avance por división con el estado real del proyecto. Movilización, condiciones generales y oficios iniciales facturados al 90 % o más mientras el proyecto global está en 40 % significan que su dinero va por delante de la obra.
La consecuencia no es teórica: si el contratista se retira o incumple más adelante, el saldo restante del contrato no alcanzará para el trabajo pendiente, y usted financiará la diferencia.
4. Porcentaje de avance frente a evidencia independiente
Los porcentajes declarados deben conciliar con los reportes diarios, la actualización vigente del cronograma, los registros de inspección y las fotografías. No con la solicitud anterior: eso es circular.
Cuando un oficio declara un salto que la actualización del cronograma no respalda, pregunte antes de certificar, no después.
5. Solo órdenes de cambio ejecutadas
La línea 2 del G702 debe reflejar órdenes de cambio plenamente ejecutadas. Los cambios propuestos, las órdenes de cambio pendientes y las directivas de cambio de construcción en disputa no pertenecen al monto del contrato.
Es una fuente habitual de inflación silenciosa: una orden de cambio pendiente se incorpora al monto ajustado del contrato, se factura contra ella y, cuando se acuerda el precio, usted ya pagó.
6. Materiales almacenados
La columna más abusada del formulario. Los materiales facturados pero no instalados requieren, como mínimo: facturas del proveedor, evidencia de transferencia de la titularidad, segregación e identificación, seguro que cubra los materiales mientras están almacenados y, para el almacenamiento fuera de la obra, un contrato de compraventa, la ubicación del almacén y su derecho a inspeccionar.
Sin esa documentación, usted está haciendo un anticipo sin garantía por bienes que no le pertenecen, guardados en un patio que nunca ha visto.
Verifique también que los materiales almacenados de períodos anteriores hayan pasado a «trabajo completado» en lugar de permanecer indefinidamente estacionados en la columna de almacenados.
7. Elementos suministrados por el propietario y asignaciones
El equipo que usted adquirió directamente no debe aparecer en el valor facturado por el contratista; solo su instalación. Las partidas de asignación (allowances) deben facturarse contra el costo real documentado, con la conciliación adjunta, y no por el monto total de la asignación por defecto.
8. Retención
Verifique el porcentaje contra el contrato, que se aplique a los materiales almacenados además del trabajo instalado, y que cualquier reducción escalonada en la terminación sustancial se haya activado realmente por haber alcanzado la terminación sustancial, y no por el calendario.
La reducción anticipada o informal de la retención elimina la única palanca que le queda en el cierre.
9. Renuncias de gravamen
Renuncias condicionales con la solicitud actual; renuncias incondicionales que acrediten el pago de la solicitud anterior. Del contratista general y de cada subcontratista y proveedor por encima de su umbral.
Contraste la lista de renuncias con la lista de subcontratistas del G703. Un oficio que factura pero nunca aparece en el paquete de renuncias es exactamente el perfil de la parte que después presenta un reclamo contra su propiedad.
En las jurisdicciones con gravámenes, pagar a un contratista general que no paga a sus subcontratistas puede dejarle pagando dos veces por el mismo trabajo. Los derechos de gravamen, los plazos y los formularios de renuncia difieren sustancialmente según la jurisdicción: confirme cómo opera la suya antes del primer pago.
10. Documentación de cumplimiento
Cuando corresponda: nómina certificada, documentación de salario vigente (prevailing wage), certificados de seguro aún vigentes para el período facturado y estado actual de las fianzas. Un seguro vencido durante un período facturado es un problema que le conviene encontrar ahora.
11. La aritmética
Las líneas 1 a 9 del G702 deben conciliar internamente, los totales de columnas del G703 deben coincidir con el G702 y la cifra de «certificados anteriores» debe coincidir con lo que usted realmente certificó, no con lo que el contratista solicitó. Los errores de arrastre son comunes y no siempre favorecen a su parte.
12. Período, certificación y firmas
Fechas del período de facturación coherentes con el ciclo del contrato. Notarización cuando se requiera. Certificación del arquitecto presente, y que el monto certificado, y no el solicitado, sea el que determine el pago.
El plazo que certifica la solicitud por usted
Ahora, la parte que hace que la rapidez importe.
La mayoría de los estados de EE. UU. tienen leyes de pronto pago que rigen la construcción privada y pública. En general fijan un plazo dentro del cual el propietario debe dar aviso por escrito de los montos específicos en disputa. Si deja pasar el plazo, en varias jurisdicciones la solicitud se considera aprobada, comienzan a correr intereses y su capacidad de impugnar el monto se debilita sustancialmente.
Los plazos exactos, los requisitos de aviso y las consecuencias de la aprobación tácita varían según el estado y según si el proyecto es público o privado. Encuentre la regla que le aplica, inclúyala en los procedimientos del proyecto y regístrela en el calendario para cada fecha de recepción de una solicitud.
De ahí se desprenden dos principios operativos:
Nunca responda con silencio. Una solicitud de pago sin respuesta es la postura más débil posible.
Nunca responda con una objeción general. «La solicitud no refleja el trabajo en sitio» no es un aviso de disputa. Lo que funciona es ser específico: Línea 14, partida 03300 Concreto colado en sitio: facturado acumulado $412,000 contra un valor programado de $385,000; exceso de $27,000, sin orden de cambio ejecutada. Línea 22: materiales almacenados $84,500, sin contrato de compraventa ni certificado de almacenamiento fuera de obra.
Certifique y pague la parte no disputada, retenga la parte disputada y exponga el fundamento línea por línea. Esa es una postura defendible. Una negativa general no lo es, y lo expone a un reclamo propio.
El problema de los recursos
Una estimación honesta: una revisión completa de escritorio de una solicitud en un proyecto de tamaño medio requiere de tres a seis horas de un ingeniero de costos, dentro del plazo de pago, además de todo lo demás. En un proyecto con dos solicitudes al mes en varios contratos, es un puesto que la mayoría de los equipos de propietarios no tiene.
Así que la revisión se convierte en muestreo, el muestreo cubre las líneas grandes y la variación acumulada vive en todo lo demás.
Lo que hace MEXUM
Suba el G702 y el G703 actuales, el cuadro de valores aprobado, todas las solicitudes anteriores, las órdenes de cambio ejecutadas, el paquete de renuncias de gravamen y la documentación de respaldo. Catorce módulos especializados las concilian entre sí: construyen el registro acumulado de todo el historial del proyecto y señalan líneas facturadas por encima del valor programado, facturación repetida entre períodos, órdenes de cambio no ejecutadas incluidas en el monto del contrato, materiales almacenados sin respaldo, errores de retención y vacíos en la cadena de renuncias.
Usted recibe un informe escrito que enumera cada elemento, el monto en cuestión y el fundamento documental, en un formato que puede usar directamente como el aviso específico de montos en disputa. El plazo de entrega es de 24 horas.
Operamos en más de 40 países y trabajamos conforme a IRC, IBC, los Eurocódigos EN y las normas locales, de modo que los portafolios que abarcan varias jurisdicciones se revisan según las reglas aplicables a cada sitio.
Las revisiones comienzan en $100, con planes empresariales para la revisión continua de un portafolio.
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Este artículo describe prácticas de revisión comercial y administrativa, no asesoría legal. Los plazos de pronto pago, los derechos de gravamen y los requisitos de renuncia varían según la jurisdicción: confirme las reglas aplicables a su proyecto.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la verificación más importante en una solicitud de pago G702/G703?
El artículo la define como confirmar que la facturación acumulada a la fecha nunca supere el valor programado en ninguna línea. Para cada línea, lo completado anteriormente más lo completado en este período más los materiales almacenados no debe superar el valor programado. Una línea facturada por encima de ese punto indica una orden de cambio no registrada o una facturación duplicada. Para esto se necesita un registro acumulado que usted mismo mantenga.
¿Qué es el front-loading en una solicitud de pago?
El front-loading significa que las partidas iniciales, como la movilización, los gastos generales y los primeros oficios, se facturan al 90 por ciento o más mientras que el avance general del proyecto es mucho menor, por ejemplo alrededor del 40 por ciento. Así, su dinero va por delante del trabajo. Si más adelante el contratista incumple, el saldo restante del contrato puede no alcanzar para cubrir el trabajo pendiente.
¿Qué documentos se necesitan para aprobar materiales almacenados?
Como mínimo, facturas del proveedor, evidencia de la transferencia de la titularidad, segregación e identificación de los materiales, y un seguro que los cubra mientras estén almacenados. Para el almacenamiento fuera de la obra también se necesitan un contrato de compraventa, la ubicación del almacén y su derecho a inspeccionar. Sin esta documentación, usted está haciendo un anticipo sin garantía por bienes que no le pertenecen.
¿Qué sucede si no respondo a una solicitud de pago a tiempo?
Muchos estados de EE. UU. tienen leyes de pago oportuno que exigen un aviso por escrito de los montos específicos en disputa dentro de un plazo determinado. En varias jurisdicciones, no cumplirlo puede significar que la solicitud se considere aprobada, que se generen intereses y que se debilite su capacidad de impugnar. Los plazos varían según el estado y según se trate de un proyecto público o privado, así que confirme la regla que le aplica.