AIA G702/G703: So prüfen Sie einen Zahlungsantrag, bevor Sie Mittel freigeben
Zahlungsantrag Nr. 7 trifft am Freitagnachmittag über 2,14 Mio. $ ein. Die Zahlung ist laut Vertrag in zehn Tagen fällig, und die Nachunternehmer des Generalunternehmers fragen bereits danach.
Die Baustelle abzugehen und jede abgerechnete Menge nachzumessen ist nicht möglich. Es ist auch nicht die primäre Kontrolle. Das meiste, was bei einem Zahlungsantrag schiefläuft, ist keine Frage der Baustelle, sondern eine Frage der Unterlagen – und sie wird beantwortet, indem man den Antrag mit Unterlagen abgleicht, die Sie bereits haben. Das sind zwei bis drei Stunden Schreibtischarbeit, wenn Sie in der richtigen Reihenfolge vorgehen.
Wofür die Formulare tatsächlich da sind
Das G702 ist die zusammenfassende Bescheinigung: Vertragssumme, Nettoänderung durch Nachträge, bis heute fertiggestellte und eingelagerte Leistungen, Sicherheitseinbehalt, bisherige Zahlungen, aktuell fälliger Betrag. Das G703 ist das dahinterliegende Fortsetzungsblatt – das Leistungsverzeichnis mit den Abrechnungswerten, Zeile für Zeile, mit den in diesem Zeitraum erbrachten Leistungen, den zuvor erbrachten Leistungen, den derzeit eingelagerten Materialien und dem Restbetrag bis zur Fertigstellung.
Das G702 zeigt, wo das Geld liegt. Das G703 zeigt, wo die Antworten liegen. Wenn ein Prüfer nur das G702 liest, hat keine Prüfung stattgefunden.
Ein struktureller Punkt, den man verinnerlichen sollte: Das Leistungsverzeichnis im G703 ist kein neutrales Dokument. Es wurde vom Unternehmer zu Beginn des Projekts verfasst und bestimmt, wie jede künftige Zahlung berechnet wird. Der größte Teil des Verhandlungsspielraums in diesem gesamten Prozess wurde entschieden, als Sie es genehmigt haben.
Die 12 Prüfungen
1. Die Positionen entsprechen dem genehmigten Leistungsverzeichnis
Jede Zeile im G703 sollte sich auf die bei Vertragsabschluss genehmigte SOV-Basis zurückführen lassen. Neue Zeilen mitten im Projekt, umbenannte Zeilen oder in Unterzeilen aufgeteilte Zeilen sind allesamt eine Nachfrage wert – eine aufgeteilte Zeile ist oft der Mechanismus, um Wert in bereits abgerechnete Leistungen umzuschichten.
2. Die kumulierte Summe überschreitet nie den Abrechnungswert
Die mit Abstand wichtigste Prüfung. Für jede Zeile gilt: zuvor erbracht + in diesem Zeitraum erbracht + eingelagerte Materialien ≤ Abrechnungswert.
Eine Zeile, die über ihren Abrechnungswert hinaus abgerechnet wird, bedeutet entweder einen nicht erfassten Nachtrag oder eine Doppelabrechnung über mehrere Zeiträume hinweg. Beides erledigt sich nicht von selbst.
Dafür ist ein kumuliertes Register über alle bisherigen Anträge erforderlich, das Sie selbst führen und nicht aus der vorgetragenen Spalte des Unternehmers rekonstruieren. Wenn Sie keines haben, erstellen Sie es, bevor Sie irgendetwas anderes bescheinigen – ohne dieses Register ist eine Schreibtischprüfung unmöglich.
3. Vorabbelastung (Front-Loading)
Vergleichen Sie den Fertigstellungsgrad je Gewerkegruppe mit dem tatsächlichen Stand des Projekts. Baustelleneinrichtung, allgemeine Baustellengemeinkosten und frühe Gewerke, die mit über 90 % abgerechnet werden, während das Gesamtprojekt bei 40 % steht, bedeuten, dass Ihr Geld der Arbeit vorauseilt.
Die Folge ist nicht theoretisch: Wenn der Unternehmer später abspringt oder in Verzug gerät, deckt der verbleibende Vertragsbetrag die verbleibende Arbeit nicht mehr ab, und Sie finanzieren die Lücke.
4. Fertigstellungsgrad im Abgleich mit unabhängigen Nachweisen
Die angegebenen Prozentsätze sollten sich mit Bautagesberichten, dem aktuellen Terminplan-Update, Abnahmeprotokollen und Fotos decken. Nicht mit dem vorherigen Antrag – das wäre ein Zirkelschluss.
Wenn ein Gewerk einen Sprung meldet, den das Terminplan-Update nicht stützt, fragen Sie vor der Bescheinigung nach, nicht danach.
5. Nur ausgeführte Nachträge
Zeile 2 des G702 sollte Nachträge abbilden, die vollständig ausgeführt sind. Vorgeschlagene Änderungen, ausstehende Nachträge und strittige Bauänderungsanweisungen gehören nicht in die Vertragssumme.
Das ist eine regelmäßige Quelle stiller Preissteigerung: Ein ausstehender Nachtrag wird in die angepasste Vertragssumme eingerechnet, es wird darauf abgerechnet, und wenn die Preisgestaltung geklärt ist, haben Sie bereits gezahlt.
6. Eingelagerte Materialien
Die am häufigsten missbrauchte Spalte des Formulars. Abgerechnete, aber nicht eingebaute Materialien erfordern mindestens: Lieferantenrechnungen, einen Nachweis des Eigentumsübergangs, getrennte Lagerung und Kennzeichnung, eine Versicherung, die die Materialien während der Lagerung abdeckt, und – bei externer Lagerung – einen Kaufvertrag, den Lagerort und Ihr Recht zur Besichtigung.
Ohne diese Unterlagen leisten Sie eine ungesicherte Vorauszahlung auf Waren, die Ihnen nicht gehören und auf einem Hof lagern, den Sie nie gesehen haben.
Prüfen Sie außerdem, ob eingelagerte Materialien aus früheren Zeiträumen in „erbrachte Leistungen“ übergegangen sind, anstatt unbegrenzt in der Spalte der eingelagerten Materialien zu verbleiben.
7. Bauherrenseitig gelieferte Positionen und Pauschalposten
Ausrüstung, die Sie direkt beschafft haben, sollte nicht im abgerechneten Wert des Unternehmers erscheinen – nur deren Einbau. Pauschalposten sollten nach den tatsächlich belegten Kosten abgerechnet werden, mit beigefügter Abstimmung, und nicht standardmäßig in voller Höhe des Pauschalbetrags.
8. Sicherheitseinbehalt
Prüfen Sie den Prozentsatz anhand des Vertrags, dass er sowohl auf eingelagerte Materialien als auch auf eingebaute Leistungen angewandt wird und dass eine etwaige Reduzierung bei wesentlicher Fertigstellung tatsächlich durch das Erreichen der wesentlichen Fertigstellung ausgelöst wurde – und nicht durch den Kalender.
Eine frühe oder informelle Reduzierung des Sicherheitseinbehalts nimmt Ihnen den einzigen Hebel, der Ihnen bei der Schlussabrechnung noch bleibt.
9. Verzichtserklärungen auf Pfandrechte (Lien Waivers)
Bedingte Verzichtserklärungen mit dem aktuellen Antrag; unbedingte Verzichtserklärungen als Nachweis der Zahlung des vorherigen Antrags. Vom Generalunternehmer sowie von jedem Nachunternehmer und Lieferanten oberhalb Ihrer Schwelle.
Gleichen Sie die Liste der Verzichtserklärungen mit der Nachunternehmerliste im G703 ab. Ein Gewerk, das abrechnet, aber nie im Paket der Verzichtserklärungen auftaucht, entspricht genau dem Profil der Partei, die später gegen Ihre Immobilie vorgeht.
In Rechtsordnungen mit Pfandrechten kann die Zahlung an einen Generalunternehmer, der nachgelagert nicht zahlt, dazu führen, dass Sie für dieselbe Leistung zweimal zahlen. Pfandrechte, Fristen und Formulare für Verzichtserklärungen unterscheiden sich je nach Rechtsordnung erheblich – klären Sie vor der ersten Zahlung, wie es bei Ihnen geregelt ist.
10. Compliance-Unterlagen
Soweit anwendbar: zertifizierte Lohnlisten, Nachweise über Tariflöhne, für den abgerechneten Zeitraum weiterhin gültige Versicherungsnachweise und der aktuelle Stand der Bürgschaften. Ein abgelaufener Versicherungsschutz während eines abgerechneten Zeitraums ist ein Problem, das Sie jetzt entdecken wollen.
11. Die Arithmetik
Die Zeilen 1 bis 9 des G702 sollten in sich stimmig sein, die Spaltensummen des G703 sollten zum G702 aufaddieren, und der Wert „frühere Bescheinigungen“ sollte dem entsprechen, was Sie tatsächlich bescheinigt haben – nicht dem, was der Unternehmer beantragt hat. Übertragungsfehler sind häufig und fallen nicht zuverlässig zu Ihren Gunsten aus.
12. Zeitraum, Bescheinigung und Unterschriften
Abrechnungszeiträume im Einklang mit dem Vertragszyklus. Notarielle Beglaubigung, wo erforderlich. Bescheinigung des Architekten liegt vor, und der bescheinigte Betrag – nicht der beantragte Betrag – bestimmt die Zahlung.
Die Frist, die den Antrag für Sie genehmigt
Nun zu dem Teil, der Schnelligkeit wichtig macht.
Die meisten US-Bundesstaaten haben Gesetze zur zügigen Zahlung, die private und öffentliche Bauvorhaben regeln. Sie legen in der Regel ein Zeitfenster fest, in dem der Bauherr schriftlich die konkret strittigen Beträge mitteilen muss. Wird das Zeitfenster versäumt, gilt der Antrag in einer Reihe von Rechtsordnungen als genehmigt, es beginnen Zinsen zu laufen, und Ihre Möglichkeit, den Betrag anzufechten, ist erheblich geschwächt.
Die genauen Fristen, die Anforderungen an die Mitteilung und die Folgen der Genehmigungsfiktion variieren je nach Bundesstaat und danach, ob das Projekt öffentlich oder privat ist. Finden Sie die für Sie geltende Regel, nehmen Sie sie in die Projektverfahren auf und tragen Sie sie für jedes Eingangsdatum eines Antrags in den Kalender ein.
Daraus ergeben sich zwei Handlungsgrundsätze:
Antworten Sie nie mit Schweigen. Ein unbeantworteter Zahlungsantrag ist die schwächste denkbare Position.
Antworten Sie nie mit einem pauschalen Einwand. „Der Antrag bildet die vor Ort erbrachten Leistungen nicht ab“ ist keine Mitteilung über einen Streitpunkt. Was funktioniert, ist Konkretes: Zeile 14, Position 03300 Ortbeton – kumuliert abgerechnet 412.000 $ bei einem Abrechnungswert von 385.000 $; Überschreitung 27.000 $, kein ausgeführter Nachtrag. Zeile 22 – eingelagerte Materialien 84.500 $, kein Kaufvertrag und keine Bescheinigung über die externe Lagerung vorgelegt.
Bescheinigen und zahlen Sie den unstrittigen Teil, behalten Sie den strittigen Teil ein und begründen Sie dies Zeile für Zeile. Das ist eine vertretbare Position. Eine pauschale Verweigerung ist es nicht, und sie setzt Sie einer eigenen Forderung aus.
Das Ressourcenproblem
Eine ehrliche Schätzung: Eine vollständige Schreibtischprüfung eines Antrags bei einem mittelgroßen Projekt bedeutet drei bis sechs Stunden Arbeit eines Baukostenprüfers, fällig innerhalb der Zahlungsfrist, neben allem anderen. Bei einem Projekt mit zwei Anträgen pro Monat über mehrere Verträge hinweg ist das eine Rolle, die die meisten Bauherrenteams nicht besetzen können.
So wird aus der Prüfung eine Stichprobe, die Stichprobe deckt die großen Positionen ab, und die aufgelaufene Abweichung steckt in allem anderen.
Was MEXUM daraus macht
Laden Sie das aktuelle G702 und G703, das genehmigte Leistungsverzeichnis, alle früheren Anträge, ausgeführte Nachträge, das Paket der Verzichtserklärungen und die Begleitunterlagen hoch. Vierzehn Fachmodule gleichen sie miteinander ab – sie erstellen das kumulierte Register über die gesamte Projekthistorie und markieren über den Abrechnungswert hinaus abgerechnete Zeilen, wiederholte Abrechnungen über mehrere Zeiträume, nicht ausgeführte Nachträge in der Vertragssumme, nicht belegte eingelagerte Materialien, Fehler beim Sicherheitseinbehalt und Lücken in der Kette der Verzichtserklärungen.
Sie erhalten einen schriftlichen Bericht, der jeden Punkt, den strittigen Betrag und die dokumentarische Grundlage auflistet – in einer Form, die Sie direkt als konkrete Mitteilung über die strittigen Beträge verwenden können. Die Bearbeitungszeit beträgt 24 Stunden.
Wir sind in über 40 Ländern tätig und arbeiten nach IRC, IBC, EN-Eurocodes und lokalen Normen, sodass Portfolios über mehrere Rechtsordnungen hinweg anhand der Regeln geprüft werden, die am jeweiligen Standort gelten.
Prüfungen beginnen bei 100 $, mit Enterprise-Tarifen für die laufende Prüfung eines gesamten Portfolios.
Beginnen Sie mit dem Antrag, der gerade in Ihrer Freigabewarteschlange liegt.
Dieser Artikel beschreibt die kaufmännische und administrative Prüfpraxis, keine Rechtsberatung. Fristen für zügige Zahlung, Pfandrechte und Anforderungen an Verzichtserklärungen variieren je nach Rechtsordnung – klären Sie die für Ihr Projekt geltenden Regeln.
Häufig gestellte Fragen
Was ist die wichtigste Prüfung bei einem G702/G703-Zahlungsantrag?
Der Artikel nennt es die Bestätigung, dass die kumulierte Abrechnung bis zum heutigen Tag bei keiner Zeile den Abrechnungswert übersteigt. Für jede Zeile sollte die zuvor erbrachte Leistung plus die in diesem Zeitraum erbrachte Leistung plus eingelagerte Materialien den Abrechnungswert nicht überschreiten. Eine Zeile, die darüber hinaus abgerechnet wird, deutet auf einen nicht erfassten Nachtrag oder eine Doppelabrechnung hin. Dazu benötigen Sie ein kumulatives Register, das Sie selbst führen.
Was ist Front-Loading in einem Zahlungsantrag?
Front-Loading bedeutet, dass frühe Positionen wie Baustelleneinrichtung, Baustellengemeinkosten und frühe Gewerke zu 90 Prozent oder mehr abgerechnet werden, obwohl das Gesamtprojekt deutlich weniger weit fortgeschritten ist, zum Beispiel etwa 40 Prozent. Ihr Geld läuft dann der Leistung voraus. Fällt der Unternehmer später aus, deckt der verbleibende Vertragsbetrag möglicherweise die restliche Arbeit nicht mehr.
Welche Unterlagen sind für die Genehmigung eingelagerter Materialien erforderlich?
Mindestens Lieferantenrechnungen, Nachweise über die Eigentumsübertragung, Trennung und Kennzeichnung der Materialien sowie eine Versicherung, die sie während der Lagerung abdeckt. Bei externer Lagerung benötigen Sie zusätzlich einen Kaufvertrag (Bill of Sale), den Lagerort und Ihr Besichtigungsrecht. Ohne diese Unterlagen leisten Sie eine ungesicherte Vorauszahlung für Waren, die Ihnen nicht gehören.
Was passiert, wenn ich auf einen Zahlungsantrag nicht rechtzeitig antworte?
Viele US-Bundesstaaten haben Gesetze zur zügigen Zahlung, die eine schriftliche Mitteilung der konkret bestrittenen Beträge innerhalb einer bestimmten Frist verlangen. In mehreren Rechtsordnungen kann das Versäumen dazu führen, dass der Antrag als genehmigt gilt, Zinsen anfallen und Ihre Möglichkeit zum Widerspruch geschwächt wird. Die Fristen unterscheiden sich je nach Bundesstaat sowie öffentlichem oder privatem Projekt, prüfen Sie daher die für Sie geltende Regel.